Bien que la quantité et la pertinence des données électroniques du processus d'administration de la preuve écrite s’accroissent de façon exponentielle, les documents papier représentent encore un aspect important dans plusieurs cas. Le service de numérisation et de codage d’H&A offre à nos clients la possibilité de conserver à la fois les éléments de preuve électroniques et écrits dans un endroit protégé.
L’équipe expérimentée de gestion de l'administration de la preuve écrite d’H&A supervise chaque phase du processus d'administration de la preuve écrite, en utilisant les mêmes processus de consultation du client et de contrôle de la qualité, ainsi que le même soutien technique jour et nuit et les normes de production de rapports personnalisés qui ont fait notre réputation à titre de fournisseur de services d'administration de la preuve papier canadien prééminent.
En utilisant la numérisation haute-vitesse et la technologie OCR (reconnaissance optique de caracteres) les plus récentes, ainsi que sa plate-forme exclusive d’hébergement et d’examen eExamine, H&A peut personnaliser les projets d'administration de la preuve papier afin de répondre à toutes les exigences, y compris l'intégration à d'autres données électroniques. De plus, nos professionnels-maison de la numérisation et du codage travaillant à temps plein ont été formés pour procurer des résultats exceptionnels à chaque mission.
Les services d'administration de la preuve papier d’H&A sont situés à notre centre de données sécurisées à Toronto, qui est équipé de trois niveaux redondants de sécurité physique.
Pour faciliter l'établissement des débuts et fins de page, ou les limites d’un document, notre équipe de numérisation utilise à la fois la détermination physique (reflétant les groupes de documents formés grâce à des agrafes ou à des trombones), et la détermination logique (basée sur la relation du contenu d'une page aux pages adjacentes, y compris les pièces jointes). H&A intègre cette exploitation en commun à l'identification des types de documents pour bâtir une base de données électronique d'examen complète et interrogeable.
Les spécialistes de la numérisation du codage d’H&A collaborent avec l'avocat pour élaborer et mettre en application un protocole de codage objectif se rapportant à un cas particulier, pour capturer des données standards comme la date, le titre, le type de document, l’auteur et le destinataire ainsi que tout autre champ de données défini.
L’attribution de paramètres de codage aux documents numérisés est l’aspect le plus exigeant en main-d’œuvre de l'administration de la preuve papier. L’utilisation d’eExamine Conceptual™, le puissant moteur de recherche conceptuelle d’H&A, pour examiner et éliminer les documents non pertinents résultant de la numérisation OCR avant de les coder diminue le nombre de documents devant être codés, ce qui se traduit par une économie potentielle de temps et d'argent allant jusqu'à 70 %.
La plupart de nos clients utilisent l'hébergement et la plate-forme d'examen en ligne d’eExamine pour examiner des documents électroniques ainsi que des documents de papier de la numérisation. eExamine™ a la capacité exceptionnelle de s'intégrer parfaitement au système de gestion documentaire de CT Summation™. eExamine permet également d'exporter des données directement dans CaseMap™.
Les experts de l'administration de la preuve électronique d’H&A peuvent créer les fichiers chargés pour transférer les données numérisés, OCR et codées directement dans n'importe quel système de gestion documentaire ou d’examen des litiges.