Selon les éléments connus au sujet des documents d'une cause donnée, eExamine Conceptual™ peut accommoder l'une ou l'autre de trois approches distinctes pour effectuer une recherche conceptuelle dans un ensemble de documents.
Scénario 1 : L’équipe juridique est aux prises avec une masse de données électroniques, ne sachant pas très bien ce que ces données contiennent ou comment elles devraient être organisées aux fins d'examen.
Dans un cas comme celui-ci, eExamine Conceptual™ peut balayer un ensemble entier de documents et regrouper ces documents en regroupements conceptuels selon leur sujet. Chaque regroupement est automatiquement nommé d'après les sujets, les idées ou les thèmes principaux qui se rapportent à ce regroupement.
Faisant suite à l'examen préliminaire de chaque regroupement, les principaux sujets d'intérêt peuvent être identifiés et le contenu des regroupements entiers peut être étiqueté ou codé par lot. Les documents principaux d'un regroupement conceptuel peuvent par la suite être utilisés comme échantillons pour catégoriser automatiquement de vastes collections documentaires en ensembles de documents.
Scénario 2 : L’équipe juridique sait déjà quels sujets elle recherche, ou elle a déjà déterminé des regroupements conceptuels pertinents.
eExamine Conceptual™ peut comparer des blocs de texte pertinents, ou des documents entiers pertinents, avec d'autres documents d’une base de données et catégoriser les documents qui contiennent des concepts, des idées ou des contextes qui s'y rattachent. La catégorisation est extrêmement puissante et peut être vue comme une « recherche conceptuelle gonflée aux stéroïdes », le système automatisé effectue simultanément une série complète de recherches conceptuelles dans les données.
La catégorisation conceptuelle est également idéale pour les causes où de nouveaux lots de données seront reçus après que des recherches auront été effectuées dans la collection initiale; chacun de ces lots peut être facilement traité par rapport aux catégories originalement définies.
Scénario 3 : Une équipe juridique doit consulter une vaste base de données à la recherche d’une information précise, comme un nom ou un terme technique, qui doit figurer dans tous les documents pertinents.
Une recherche par mot-clé permet de relever facilement tous les documents dans lesquels figure un terme ou un nom précis. Cependant, la plupart des recherches par mot-clé répertorient un pourcentage élevé de documents non pertinents dans lesquels le mot-clé est employé dans le mauvais contexte ou revêt une autre signification. Par conséquent, il est possible que les recherches par mot-clé répertorient des milliers de documents non pertinents qu’il faut examiner un à un et éliminer des résultats de la recherche.
L’utilitaire intégré de recherche par mot-clé et conceptuelle de eExamine permet à l’utilisateur de lancer une recherche par mot-clé et une recherche conceptuelle en même temps. Lorsque les deux types de recherche sont utilisés en tandem, la recherche conceptuelle sert à filtrer les documents dans lesquels le mot-clé figure dans un contexte non pertinent, réduisant ainsi grandement le nombre de documents relevés qui sont potentiellement pertinents.